Le guide définitif du management visuel

Le Lean a évolué au fil des années pour devenir la méthodologie de référence en matière d’amélioration des processus et d’amélioration continue. Le management visuel constitue le moteur d’un système de production Lean. Au-delà des indicateurs, il fournit aussi des informations précieuses non seulement aux équipes, mais aussi à l’ensemble des services et des départements, et jusqu’à la direction. C’est le lien entre les personnes et les données. La gestion visuelle donne à chaque partie prenante une vision claire des tâches, des objectifs et des résultats quotidiens de l’entreprise.

Nous avons divisé cet article en 9 parties que vous pouvez consulter directement en cliquant sur les liens ci-dessous:

• • Qu’entendons-nous par manager visuellement?
  • Qu’est-ce que le management visuel?
  • Objectifs du management visuel
  • Avantages du management visuel
  • Types de management visuel
  • Exemples de management visuel
  • Le management visuel et les 5S
  • Applications dans différents secteurs
  • Les outils essentiels du management visuel

Qu’entendons-nous par manager visuellement?

Gérer de manière visuelle représente la capacité d’un système à montrer en 30 secondes la situation réelle d’un espace de travail à toute personne qui l’observe. Il peut s’agir de la situation de la production, des normes de qualité, de l’état de la livraison ou de l’état d’une machine. Des KPI (ou “key performance indicators”) sont en place pour permettre à chacun de savoir comment les choses se déroulent : la performance réelle par rapport à l’objectif. Si ces outils ont été bien conçus, TOUTE personne dans votre usine comprend et sait comment régler un problème si quelque chose ne fonctionne pas correctement.

 

 

Qu’est-ce que le management visuel?

La clé de la réussite d’une entreprise réside souvent dans la capacité à donner aux collaborateurs (quel que soit leur niveau hiérarchique), les moyens de prendre des décisions et de devenir responsable. Le Lean Daily Leadership Process (LDLP) développé par TXM, et que nos consultants utilisent, est une méthodologie efficace qui a fait ses preuves : elle réunit la gestion visuelle et les routines des chefs d’équipe pour atteindre cette responsabilisation. 

Le management visuel est l’outil qui permet de communiquer aussi bien les objectifs, que les performances, les normes et les dysfonctionnements : il s’agit d’une méthode qui demande peu ou pas de temps pour être comprise. Vous avez peut-être déjà entendu parler de cette approche utilisée dans les ateliers de production, mais elle peut également être utilisée dans des entrepôts, des chantiers, des bureaux et des environnements très divers.  

Quels sont les objectifs du management visuel ?

Cette approche est utilisée pour partager des informations, définir des standards, s’appuyer sur les normes, mettre en évidence les dysfonctionnements, stopper leur apparition et les prévenir complètement. 

Le partage d’informations

L’un des principaux objectifs est le partage d’informations. Ces données concernent généralement le fonctionnement quotidien et sont présentées sous forme d’indicateurs (les flux entrants et sortants de matières ou de produits, les dysfonctionnements éventuels…).  Cette capacité à partager des informations de manière succincte constitue un avantage majeur.

La mise en place de normes et de processus de travail

La gestion visuelle contribue à la mise en œuvre de tâches et procédures standardisées. L’amélioration des normes est le principal objectif du Lean et de la construction d’une culture d’amélioration continue. Ces standards sont ensuite complétés par de nouveaux processus améliorés qui évoluent avec l’entreprise.

Le partage de standards

Le fait de partager les normes sur la façon dont le travail doit être réalisé facilite la relève des équipes ainsi que la formation du personnel aux procédures. Les tâches standardisées éliminent le gaspillage dans le processus, créant ainsi stabilité et cohérence au sein de votre système de production.

La mise en évidence des dysfonctionnements

Un autre objectif est de mettre en évidence les dysfonctionnements, anomalies et défaillances lorsqu’ils surviennent. Alors qu’un panneau lumineux d’alerte met en évidence en temps réel un problème sur un poste de travail, les KPI des tableaux de management visuel mettent en évidence les dysfonctionnement toutes les heures ou quotidiennement.

La résolution de problèmes

La mise en évidence de dysfonctionnements quotidiens sur un tableau de management visuel permet de les analyser et résoudre dès le moment où ils surgissent. Ainsi, le processus de résolution peut être accéléré pour obtenir des résultats rapides et améliorer la performance.  

Quels sont les avantages du management visuel ?

Le gain de temps 

Le management visuel permet de réduire le temps nécessaire à la compréhension et au traitement des données. Un tableau efficace doit notifier l’état de la zone de travail en un délai de 30 secondes.

Les mises à jour en temps réel

La gestion visuelle offre un outil centralisé permettant de conserver et d’héberger toutes les mises à jour. Elle est généralement mise à jour quotidiennement pour fournir des données actualisées sur les objectifs de production, résultats, dysfonctionnements et défaillances.

La résolution plus rapide de dysfonctionnements

Il s’agit d’un système structuré qui permet de résoudre les problèmes dans un cadre formel, aidant les opérateurs à accélérer les processus de résolutions. En utilisant des outils tels que l’analyse des causes racines et les bandes de résolution, vous pouvez résoudre les situations complexes dans un délai plus court.

La responsabilité accrue

Cette approche confère une plus grande responsabilité à chaque employé dans le processus. Elle permet de définir les rôles, répartir les tâches et donner une procédure standardisée à suivre. Chaque participant au processus est responsable de ses tâches quotidiennes et des résultats.

L’amélioration des performances de l’équipe

Le fait de responsabiliser les opérateurs se traduit par une meilleure performance. L’objectif est d’améliorer les performances de l’équipe et de faire évoluer l’efficacité globale.

La réduction des gaspillages et déchets

Terminer les processus en temps et en heure entraîne une réduction de la quantité de gaspillages. En fournissant aux personnes des informations correctes et actualisées, avec une bonne utilisation des ressources, on obtient une réduction significative des déchets et gaspillages, améliorant ainsi la qualité.

Quels sont les différents types de management visuel ?

La gestion visuelle est formée d’indicateurs visuels et d’éléments de contrôle visuel, faciles à intégrer et nécessitant peu ou pas de formation pour les comprendre. Ces outils font partie des solutions à mettre en œuvre lors d’une démarche d’Excellence Opérationnelle. Il s’agit de l’affichage de données montrant un suivi de chaque zone. Le défi consiste à s’assurer que les informations sont recueillies par ceux qui exécutent les tâches, en temps réel, et qu’elles sont affichées de manière à ce que tous les collaborateurs sachent à tout moment quel est l’avancement par rapport à l’objectif. 

Les indicateurs doivent aussi guider les actions à entreprendre en cas d’écart. Par conséquent, il doit y avoir un processus clairement défini pour prendre des mesures et obtenir un soutien lorsque nécessaire.

Les éléments de contrôle visuel

Ils concernent plus spécifiquement le fonctionnement physique d’une zone, à savoir les problématiques liées à la localisation des articles, au nettoyage général et au contrôle du flux de production. Pour que les contrôles visuels soient efficaces, il faut un processus clairement défini pour obtenir une aide quand elle est nécessaire. 

Les tableaux de management visuel peuvent vous aider à apporter des réponses rapides à des questions sur la zone, alors que sans ces outils, cela aurait pu prendre des heures.

• Pouvez-vous dire comment se porte chaque zone de travail?
• Atteindrons-nous nos objectifs cette semaine / cette journée / dans l’heure qui suit ?
• Qui est en train de faire quelque chose pour résoudre le dysfonctionnement ou corriger la défaillance ?
• Quand le problème sera-t-il résolu ?

Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions en moins de trente secondes, alors c’est peut-être le moment de vous pencher sur la pertinence des données que vous collectez et affichez.  

Exemples de management visuel

Les tableaux d’amélioration continue 

Des tableaux avec une configuration simple et facile à mettre en œuvre, utilisés pour afficher les plans d’actions à court terme. Ces types d’outils sont affichés dans la zone de travail et montrent des indicateurs de la production quotidienne et le plan d’amélioration continue issu du système 5S, afin que tous les employés puissent les voir.

Les tableaux de l’état d’avancement des projets

Ces applications sont un outil agile de gestion de projet, agissant comme un point de convergence où les équipes peuvent visualiser l’état d’avancement, limiter la durée du travail en cours et maximiser les ressources. Ils donnent à toutes les personnes concernées une vision claire et des objectifs à atteindre à des échéances spécifiques du projet. Ces outils facilitent la collaboration entre les membres.

Le tableau de gestion quotidienne

L’un des modèles les plus utilisés est probablement le tableau de gestion quotidienne : il permet la communication entre les équipes et entre les services. Les informations affichées sur ce type d’outil sont simples et faciles à comprendre. Il s’agit d’un support essentiel pour le suivi de la performance au quotidien.

Le tableau de contrôle 5S 

C’est un outil qui permet un contrôle centralisé et le suivi d’un système 5S. Il met en avant la progression des audits 5S, les tâches à accomplir et montre clairement qui est responsable de l’ensemble des zones et des différentes activités sur le lieu de production. Ces tableaux sont équipés de KPI spécifiques au développement continu.

Le management visuel et le 5S

La méthode 5S et la gestion visuelle vont de pair puisqu’ils sont le cœur et l’esprit d’un système de production Lean. Les principes de la méthode 5S sont simples et pragmatiques. Cette approche permet d’assurer la pérennité grâce au tri, au rangement, au nettoyage, à la standardisation et à la progression. 

La méthode 5S utilise des éléments visuels pour atteindre l’objectif, à savoir un système standardisé utilisé par toutes les personnes clés de l’entreprise, aussi bien dans l’usine que dans l’entrepôt et les bureaux. Cette collaboration entre méthodes peut vous aider à bien démarrer votre chemin vers l’Excellence Opérationnelle.

 

Applications dans différents secteurs

Le management visuel ne se limite pas au secteur industriel. Il trouve des applications dans de nombreux domaines :

• Marketing : Utilisation de diagrammes Gantt pour visualiser les campagnes et projets
• Développement : cartes Kanban pour suivre les sprints et livraisons
• Services : Outils de suivi de la qualité et KPI de performance
• Gestion de projet : Visualisation des étapes et prise de décision facilitée

Ces méthodes permettent une meilleure collaboration entre les équipes et une efficacité accrue dans tous les environnements professionnels. Les employés équipés de ces outils peuvent suivre les projets en temps réel et adapter leurs actions en conséquence.

 

Les outils essentiels du management visuel

La gestion visuelle s’appuie sur une variété d’outils concrets, chacun répondant à des besoins spécifiques. Le choix des bons outils dépend de votre environnement de travail et de vos objectifs opérationnels.

• Les tableaux de bord physiques restent les plus répandus dans les ateliers et entrepôts. Ils permettent d’afficher en temps réel les indicateurs de performance, les objectifs de production et les dysfonctionnements. Ces affichages magnétiques ou à bandes modulables facilitent les mises à jour quotidiennes lors des réunions d’équipe.
• Les cartes Kanban constituent un outil puissant pour visualiser le flux de travail et limiter le travail en cours. Elles permettent de suivre l’avancement des tâches à travers différentes étapes du processus, offrant une vue d’ensemble immédiate de la charge de travail.
• Les marquages au sol et l’étiquetage jouent un rôle crucial dans l’organisation spatiale. Bandes de couleur, pictogrammes et zones délimitées guident les déplacements, identifient les emplacements de stockage et signalent les zones de sécurité. Ces éléments réduisent les temps de recherche et améliorent la sécurité.
• Les Andon (systèmes d’alerte lumineuse ou sonore) signalent immédiatement les problèmes sur les lignes de production, permettant une intervention rapide. Ces dispositifs visuels et sonores alertent l’équipe dès qu’une anomalie survient.
• Les solutions numériques comme les écrans dynamiques et les applications collaboratives complètent désormais l’arsenal traditionnel. Elles permettent d’intégrer des données en temps réel, de partager les informations entre plusieurs sites et de conserver un historique des performances.

L’efficacité du management visuel repose sur la combinaison judicieuse de ces outils, adaptée à votre contexte spécifique. L’essentiel est de privilégier la simplicité et la lisibilité pour garantir une adoption rapide par l’ensemble des équipes.

 

Conclusion : 

Le management visuel représente bien plus qu’un simple affichage de données. C’est un système complet qui favorise la communication, améliore la performance, facilite la prise de décision et renforce la collaboration au sein des organisations. En intégrant ces outils et méthodes spécifiques à votre contexte, vous créez un environnement où chaque employé peut contribuer activement à l’amélioration continue et à l’atteinte des objectifs. Les avantages de cette approche visuelle sont nombreux : gain d’efficacité, meilleure qualité, réduction des gaspillages et responsabilisation des équipes. Les applications sont multiples et adaptables à tous les projets.

Vous avez besoin d’aide pour créer un tableau de management visuel ? Contactez nos consultants seniors. Passionnés de lean management, ils se tiennent à votre disposition et ont déjà aidé des centaines d’entreprise à travers le monde à booster leurs performances et à mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue.

 

FAQ : Tout s’avoir sur le management visuel

1. Combien de temps faut-il pour mettre en place un système de management visuel ?

La mise en place d’un premier tableau peut se faire en quelques jours seulement. Cependant, pour obtenir un système pleinement efficace et adopté par les équipes, comptez 2 à 3 mois. L’essentiel est de commencer simplement et d’améliorer progressivement.

2. Quel budget prévoir pour démarrer ?

Le management visuel peut démarrer avec un investissement minimal : tableaux blancs, Post-it et marqueurs suffisent. Pour des solutions plus élaborées avec supports magnétiques et indicateurs sophistiqués, prévoyez entre 500€ et 2000€ par zone de travail.

3. Comment maintenir les tableaux à jour au quotidien ?

Intégrez la mise à jour dans les routines quotidiennes : désignez un responsable par équipe et prévoyez 10-15 minutes lors des réunions d’équipe. La clé est de rendre cette tâche simple et rapide pour éviter qu’elle ne soit négligée.

4. Le management visuel fonctionne-t-il en télétravail ?

Oui, avec des outils numériques comme Trello, Miro ou Monday.com qui reproduisent les tableaux physiques. L’important est de conserver les principes : visibilité immédiate, mise à jour en temps réel et accessibilité pour tous.

5. Comment impliquer les équipes réticentes au changement ?

Impliquez-les dès la conception des tableaux, recueillez leurs suggestions et démontrez rapidement les bénéfices concrets : gain de temps, moins de réunions inutiles, meilleure communication. Le changement s’opère par l’expérimentation et les résultats visibles.

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