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Cinq conseils pour concevoir un tableau de management visuel efficace
visual management board
Un bon tableau de management visuel devient le point central des discussions d’équipe sur les performances

Cinq conseils pour concevoir un tableau de management visuel efficace

Les tableaux de management visuel sont très répandus dans le secteur industriel. Presque toutes les usines ou entrepôts affichent fièrement leurs performances sur un tableau blanc ou un écran dans un endroit bien visible de la zone de travail. La plupart des entreprises ont compris l’essentiel, à savoir la nécessité de mettre à jour les informations et les avantages de l’affichage d’un « tableau de bord équilibré » pour toute une série de critères de performance. Toutefois, dans la plupart des cas, les consultants TXM ont fait le constat que ces tableaux ne contribuent guère à la performance des entreprises. Dans certains cas, ils peuvent même être nuisibles, intimidant le personnel qui s’inquiète des performances médiocres et compromettant la crédibilité des managers. Nous savons que la communication au personnel des performances de l’entreprise par le biais de tableaux de management visuel peut favoriser, et favorise, l’engagement des employés et contribue à l’amélioration quotidienne de nombreuses entreprises. Quels sont donc les secrets du succès du management visuel? Voici cinq conseils simples que nous avons mis en pratique et qui vous aideront à éviter les pièges et à tirer le plus grand bénéfice des tableaux de management visuel.

1. Le tableau appartient à l’équipe

Tout manager peut avoir le désir de créer sa propre vision d’un point d’information ou d’un tableau de management visuel au milieu de son usine ou d’un atelier. Il est important de résister à la tentation. Toutefois, l’objectif des tableaux de management visuel est de permettre aux opérateurs de comprendre les performances opérationnelles et de s’engager dans l’amélioration. Par conséquent, le rôle du manager est d’entraîner ses équipes à comprendre leurs performances et à les mesurer elles-mêmes. Cela commence par une conversation sur « à quoi ressemble une bonne journée ? » Pour cela il faut demander à l’équipe comment elle mesure ses performances. Elle peut avoir des indicateurs simples, comme le nombre de tâches accomplies ou de boîtes emballées, qui ont un sens pour les opérateurs. Un indicateur simple comme celui-ci est généralement le point de départ. Vous pouvez commencer par suivre un seul indicateur, puis inclure ensuite des indicateurs de sécurité et de qualité. Le nombre d’indicateurs doit être faible, idéalement trois ou quatre, mais pas plus de six ou huit.

lean metrics and visual management
Une simple « croix » par mois pour représenter la qualité ou la sécurité peut remplacer des mesures complexes. L’objectif est de mettre en évidence les performances non conformes aux objectifs afin de susciter des discussions sur la résolution des problèmes.

Le tableau ne doit pas seulement être constitué d’une collection de graphiques, mais doit également montrer des actions de résolutions de problèmes visant à améliorer les performances  et dresser la liste des problématiques actuelles sur lesquelles l’équipe travaille. Il s’agit d’un tableau de communication pour l’équipe, et pas seulement d’un endroit où l’on enregistre des données sur les performances.  

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2. Proposez un thème de conversation – pas juste de la déco 

Si vous pensez que le simple fait d’afficher des informations sur un tableau de management visuel incitera les employés à s’engager, alors vous serez déçu. On voit souvent de grands panneaux d’affichage immaculés dans les halls d’entrée et les allées, avec littéralement des dizaines d’indicateurs affichés. Le problème est que personne ne les regarde. En effet, souvent la tâche d’imprimer les graphiques et de les afficher est déléguée à un employé administratif, et donc même les managers ne remarquent ou ne lisent pas les graphiques. Nous appelons ce type de tableaux de management visuel     « de la déco », car c’est la seule fonction qu’ils remplissent.  Les tableaux doivent faire l’objet de conversations quotidiennes structurées sur la manière dont l’équipe avance, sur les freins et obstacles rencontrés en vue de l’amélioration et sur la façon de surmonter ces obstacles. C’est pourquoi les tableaux de management visuel vont de pair avec les réunions quotidiennes. Cela fait partie du travail standard des superviseurs dans notre Lean Daily Leadership Process(r) (processus de management quotidien du Lean)  

3. Les tableaux doivent être accessibles et à proximité de la zone de travail

L’objectif d’un tableau de management visuel est d’être le point de repère des discussions autour de la performance des équipes. Les tableaux doivent donc être situés à proximité du lieu de travail. Cela signifie qu’ils doivent être situés dans un endroit sûr (et non sur un chariot élévateur) sur le lieu de travail, où le bruit est suffisamment faible pour pouvoir converser et où le tableau ne sera pas caché par des matériaux ou des machines. Les employés se tiennent debout pendant leurs réunions quotidiennes ;  il doit donc y avoir suffisamment d’espace pour permettre à l’équipe de se réunir devant le tableau. L’éclairage doit également être suffisamment bon pour pouvoir lire les informations affichées sur le tableau.  

4. Les tableaux de management visuel ne doivent pas obligatoirement être beaux

L’une de nos plus grandes frustrations dans la mise en place de tableaux de management visuel est le souci des dirigeants pour l’esthétique – l’aspect du tableau. Nous préconisons vivement l’utilisation de graphiques manuscrits et de fiches de résolutions de problèmes, car cela montre que c’est l’équipe elle-même qui met à jour les données. L’utilisation de la technique du « stylo vert = conforme aux objectifs, stylo rouge = non conforme aux objectifs » permet de communiquer réellement à l’équipe la façon dont le travail se déroule. Le chef d’équipe doit prendre le stylo rouge pour noter les performances en dessous de l’objectif. Il s’agit d’un acte délibérément effectué par le chef d’équipe pour lui permettre à lui et à son équipe de prendre conscience que les objectifs n’ont pas été atteints. Cela déclenche inévitablement une discussion autour de la résolution de problème et donc sur la façon de transformer l’indicateur rouge en indicateur vert. Les graphiques imprimés par ordinateur ou affichés sur des écrans situés sur le lieu de travail sont par définition élaborés par une personne travaillant sur ordinateur. Cette personne est généralement un chef de service ou un employé qui travaille dans un bureau et ne fait pas partie de l’équipe d’opérateurs. La préparation, l’impression et l’affichage des graphiques ne peut être aussi immédiat et impactant que l’écriture manuscrite du résultat à l’aide du stylo rouge ou vert. Un tableau de bord informatique réduit davantage l’engagement car les données sont désormais fournies à l’équipe par un ordinateur et l’équipe est le destinataire passif de ces informations. Les cadences de production informatisées ou les graphiques de cadence de production peuvent être utiles pour maintenir un Takt time constant pendant la journée, mais le fait d’avoir une réunion quotidienne de l’équipe autour d’un écran d’ordinateur a peu de chances de générer beaucoup d’engagement.  

using colour coding to clearly communicate production status
Les tableaux de management visuel comme ceux-ci présentent des éléments relativement standardisés, avec  trois colonnes d’indicateurs autour de trois thèmes et les bandelettes de résolution de problèmes à droite. Cependant, l’équipe concernée a encore de la marge de manœuvre pour adapter le tableau à ses besoins.

5. Ne pas tuer la notion de responsabilité avec la standardisation

Une autre obsession qu’ont certains dirigeants est de « standardiser » le format affiché sur les tableaux. Là encore, l’esthétique est plus importante que l’engagement des employés. Les tableaux sont situés dans des zones de travail différentes et sont gérés par des équipes qui remplissent des fonctions différentes ; par conséquent, les tableaux DEVRAIENT avoir un format différent. Les tableaux doivent refléter les priorités et les problèmes particuliers de chaque équipe. Il peut y avoir des thèmes communs, par exemple chaque équipe relève et affiche des indicateurs de sécurité, de qualité, de performance et de moral. Parfois même, certains aimeraient que chaque équipe dispose d’une salle pour la résolution des problèmes, d’un ordre du jour des réunions d’équipe, d’un tableau de suivi de présence aux réunions et peut-être de quelques lignes directrices pour la conduite des réunions d’équipe. Cependant, il faut s’attendre à ce que les tableaux soient différents d’une équipe à l’autre. En effet, si vous constatez que les tableaux deviennent étonnamment identiques, cela peut signifier que les équipes actualisent les tableaux de management visuel parce qu’on leur a demandé de le faire, plutôt que parce qu’elles y voient un réel intérêt à l’affichage et la réunion quotidienne. Il existe d’autres conseils et idées que vous pourriez appliquer pour rendre efficace le tableau de management visuel de votre équipe, mais nous espérons que ces réflexions vous aideront à prendre le bon chemin vers la transformation.

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