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Création d’un tableau de management visuel

Qu’est-ce qu’un tableau de management visuel?

 

Qu’est-ce qu’un tableau de management visuel?

Les tableaux de management visuel sont un moyen d’afficher et de communiquer facilement aux équipes l’état des principaux indicateurs de production.  

L’objectif est d’avoir un affichage visuel bien conçu, pertinent et simple à utiliser par votre équipe.

Ces panneaux d’affichage sont souvent des tableaux blancs avec des indicateurs mis à jour à la main et avec des codes de couleur, comme un système de “feux tricolores”, pour permettre aux équipes de savoir, en un coup d’œil, comment les opérations se déroulent, ainsi que les mesures prises lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.

Le type d’indicateurs de production peut varier en fonction de la typologie de l’équipe et de l’industrie dans laquelle vous travaillez. Les données suivent la logique selon laquelle tout ce qui est contrôlé retient l’attention. Il faut donc intégrer des indicateurs clés qui couvrent la sécurité, la qualité, la livraison et le coût. Ces indicateurs peuvent être modifiés pour s’adapter à chaque équipe et l’aider à savoir où elle se situe par rapport à leur objectif.

Quel problème essayons-nous de résoudre avec le tableau?

Avant de vous lancer précipitamment à commander des tableaux blancs (qui peuvent être très coûteux) et à découper des aimants, nous vous invitons à réfléchir avec votre équipe au problème que vous essayez de résoudre lors de la mise en place d’un tableau de management visuel.

Il est très facile d’aller sur des sites internet qui présentent les meilleurs tableaux et de s’enthousiasmer pour les formidables conseils que vous aurez observés ; mais vous devrez ensuite faire en sorte que ces tableaux conviennent à votre équipe, à votre secteur d’activité et à votre culture d’entreprise. Créer un tableau SIMPLE n’est pas facile ; chez TXM, nous voyons souvent des tableaux trop complexes et qui prennent trop de temps pour recueillir les données et les mettre à jour. Cela peut facilement anéantir les avantages d’un système de management visuel s’il n’est pas correctement pensé et déployé.

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A quoi sert le tableau d’affichage?

Pour un tableau placé dans un atelier, nous aimerions que vous preniez en considération trois éléments:

  1. Est-ce que la journée se passe bien ? Réfléchissez à ce qu’une “bonne journée” signifie pour votre équipe – comment la définir en termes d’objectifs ? Comment fixons-nous et mesurons-nous ces objectifs?

Ensuite, discutez de la manière dont vous pouvez montrer si vous avez atteint ces objectifs:

  1. Que devons-nous faire ensuite pour atteindre les objectifs de ce jour?

Former une équipe au déploiement d’un système d’excellence opérationnelle, suppose partager les prises de décisions en y associant l’équipe et pouvoir avoir un certain contrôle et une certaine visibilité sur sa charge de travail et sa composition. Si vous y parvenez, vous aurez déjà fait un grand pas vers la transformation Lean.

  1. Quels sont les problèmes que nous essayons de résoudre?

En examinant les problèmes que vous essayez de résoudre, vous pouvez envisager d’utiliser des fiches problème ou des affiches en format A3.

 

Comment mesurer la situation actuelle ou les progrès?

Si votre processus a un long cycle et comporte de nombreuses étapes complexes, il peut être utile d’afficher les progrès réalisés pour résumer ce qui se passe sur une zone de travail, où il est difficile de déterminer si la journée est bonne uniquement par l’observation directe.

Vous devez tenir compte de vos propres besoins lorsqu’il s’agit de choisir entre la flexibilité et la simplicité. Par exemple, le fait d’avoir des aimants imprimés est un excellent moyen de simplifier la mise à jour d’un tableau de management visuel. Cependant, si votre gamme de produits est très vaste ou change constamment, le fait d’avoir des aimants préfabriqués ne justifie pas le temps nécessaire à leur fabrication, leur coût ou vos efforts.

Alors, s’il y a un problème, comment utiliser le tableau pour mettre en évidence le dysfonctionnement ? La manière dont vous mettez à jour et modifiez les tableaux est également un élément à prendre en compte lors de la phase de sa conception. Vous devez réfléchir à la manière dont vous envisagez de vous réunir autour du tableau de management visuel et à la façon dont vous mettez en avant les informations importantes, c’est-à-dire en vous y impliquant puisque vous faites partie de l’équipe de direction.

Les tableaux de management visuel sont parfaits pour communiquer avec les équipes qui peuvent les voir et les consulter. En revanche ils ne sont pas pratiques pour présenter des informations au comité de direction (d’ailleurs, il est toujours possible de demander aux directeurs de passer à l’atelier et de voir les tableaux!!).

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Un tableau de management visuel n’est PAS…

Ces tableaux sont difficiles à utiliser pour recueillir des cadences de production. Ils ne sont pas simplement un énième outil de reporting qui alourdit la tâche des superviseurs. Et ne sont pas destinés à être utilisés pour mettre en compétition les équipes entre elles (d’une manière qui ne reflète pas la culture de votre entreprise).

 

La mise en place de votre tableau de management visuel

Maintenant que vous avez commencé à réfléchir aux éléments d’un tableau de management visuel, voici les quatre étapes clés à suivre:

  1. PLANIFIER –  Vous devez inclure les membres de l’équipe qui l’utilisera. Cela favorise l’engagement et permet de mieux comprendre les facteurs importants de la gestion quotidienne d’un tableau de management visuel.
  2. FAIRE – Commencez par tester une version simple et modifiez-la chaque semaine. Cela vous permettra d’apprendre tout en l’utilisant.

La mise en place d’un tableau de management visuel ne consiste pas à créer un système de bons points, mais à accompagner l’équipe de production. Ne fabriquez pas un tableau coûteux que vous n’arriverez pas à utiliser (cela vous créera des soucis à long terme!) 

  1. CONTRÔLER – Lorsque le tableau commence à prendre sa forme définitive, assurez-vous de l’alimenter et de le faire vivre. Même les meilleurs dispositifs doivent être revus et mis à jour, surtout en cas de changements majeurs dans le calendrier de production ou du mix produit. Indiquez qui doit mettre à jour quelles sections, d’où proviennent les informations et comment faire remonter un problème. Précisez quand et comment vous vérifierez que le tableau de management visuel est toujours utile à votre équipe.
  2. AJUSTER – N’ayez pas peur d’ajuster des éléments du tableau au fur et à mesure que votre équipe mûrit et que vos processus ou votre gamme de produits changent. 

Alors que vous vous apprêtez à mettre en place un tableau de management visuel avec votre équipe, parler avec elle à propos de ce que vous allez réaliser avec ce nouveau tableau vous permettra de concrétiser vos efforts. Commencez simplement et établissez une routine autour de la mise à jour et de la révision des indicateurs visuels affichés sur le tableau. Une fois cette étape réussie, aidez votre équipe à atteindre ses objectifs…

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