Cinq conseils pour définir l’organisation dans votre société

Cinq conseils pour définir l’organisation dans votre société

Ce serait génial si les membres d’un groupe pouvaient simplement s’organiser et déterminer le « qui-quoi-comment-quand » à tout moment. En fait dans les TPE (Très Petites Entreprises), c’est bien ce qui se passe. Les gens simplement arrivent et « font ce qu’il y a à faire ».

En revanche, à mesure que les entreprises se développent, elles doivent définir une structure et des rôles au sein de cette structure. Alors, quels sont les conseils clés pour développer une organisation efficace dans votre entreprise ? D’après mes recherches et mon expérience de travail auprès de centaines d’entreprises, il y a cinq points clés à considérer :

1. Commencez par votre chaîne de valeur

C’est probablement inattendu comme première recommandation. Cependant, je vous recommande de commencer par cartographier votre chaîne de valeur. Cela signifie développer une carte des processus physiques et des flux d’information impliqués pour faire traverser votre produit ou service dans votre entreprise, des matières premières aux produits finis. Ceci mettra en évidence les interactions nécessaires et vous servira comme base pour créer une cartographie idéale, et vous constaterez que les rôles et les responsabilités deviennent rapidement clairs à chaque étape du processus.

L’avantage de commencer de cette façon est d’aligner votre organisation sur votre client. Chaque rôle fonctionne comme un maillon de la chaîne de valeur en fournissant un résultat en interne pour le maillon suivant, et ceci jusqu’au client final.

En tout cas, sans une réflexion à vos processus de création de valeur au préalable, votre organisation entérinera fatalement des inefficacités, de la confusion, des duplicités et des « zones d’ombre ». Rappelons ici l’enseignement d’un cadre de chez Toyota (un constructeur automobile de taille moyenne devenu leader mondial) :

« Nous obtenons des résultats brillants grâce à des personnes normales qui suivent des processus brillants. Nos concurrents obtiennent des résultats médiocres grâce à des personnes brillantes qui passent leurs journées à essayer de contourner des processus défectueux. Lorsqu’ils échouent, ils embauchent des personnes encore plus brillantes [et obtiennent des résultats encore pires]. »

2. Rédigez les descriptions de poste

Cela peut paraître une tâche pénible, mais la rédaction de descriptions de poste vous aidera à définir ce que vous voulez que chaque rôle fournisse. Ayez à l’esprit la notion client-fournisseur interne que votre cartographie de valeur aura mis en évidence. Précisez quels sont les objectifs, responsabilités et missions du rôle, ainsi que son contenu et les principales tâches.

En définissant des descriptions de poste, vous devrez réfléchir aux compétences que les personnes devront posséder et à la manière dont elles interagissent avec les autres. Assurez-vous d’écrire la description de poste autour du rôle, pas de la personne. Le fait de vous référer à la chaîne de valeur de votre société vous conduira à définir les rôles en fonction des besoins de l’entreprise, et non pas des personnes qui détiennent le poste. Vous pouvez ensuite progressivement aligner vos employés sur ces rôles, les faire monter en compétences, définir les formations nécessaires et le cas échéant décider d’embaucher quelqu’un. Votre processus de sélection en bénéficiera !

Dans un contexte PME/PMI, il se peut qu’une seule et même personne ait plus d’un rôle. En effet, l’entreprise n’a pas encore atteint une taille suffisante pour occuper à temps plein un collaborateur dans un seul rôle, on parle alors de « multicasquette ». Rien d’anormal à mon sens. En revanche, ne mélangez pas rôle et personnes ! La personne « multicasquette » aura bien deux (ou plusieurs) fiches de poste, avec de missions, responsabilités et contenus différents. A vous de vérifier qu’elle a bien le temps et les moyens de remplir tous ses rôles correctement, et qu’elle est capable de « changer de casquette » de manière structurée. Dans tous les cas, elle ne pourra porter qu’une seule casquette à la fois. Le « multitasking » n’est qu’une illusion, méfiez-vous !

3. Dessinez un organigramme

Cela peut paraître évident, mais je suis surpris par le nombre d’entreprises qui n’ont pas d’organigramme. Le simple fait de cartographier votre organisation sur papier peut mettre en évidence des rôles qui se chevauchent ou dupliqués et des déséquilibres dans les ressources. Cela vous obligera à à prendre des décisions sur qui fait quoi.

Dessinez d’abord l’organigramme idéal (celui qui répond au mieux à votre cartographie du flux de valeur), et ensuite, identifiez les personnes parmi votre personnel qui correspondent au mieux à chaque poste. Habituellement, les nouveaux rôles et vos employés existants s’aligneront facilement. Vous pouvez également mettre en évidence les rôles qui vous manquent ou les inadéquations entre les compétences que vous possédez dans votre organisation et les compétences dont vous avez besoin.

Ne compliquez pas votre organisation. Évitez les lignes hiérarchiques multiples, les lignes pointillées et les « organisations matricielles ». Celles-ci ont peut-être du sens (et encore !) pour les entreprises du CAC40, mais dans entreprises à taille humaine, elles ne feront que créer de la confusion et diluer les responsabilités. Soyez clair, évitez aussi toute tentation d’avoir un organigramme « joli » (j’ai vu des exemples dignes d’être affichés dans une galerie d’art moderne !). L’organigramme est l’outil qui décrit la hiérarchie, rôles et responsabilités dans votre organisation, restez simple.

4. Tenez compte de l’étendue du contrôle

L’étendue du contrôle est simplement le nombre de personnes qui reportent à chaque manager de votre entreprise. Il y a beaucoup de recherches sur la portée optimale du contrôle. Le consensus général est qu’environ cinq à six rapports directs est le nombre idéal. Pour les chefs d’équipe de première ligne, ou superviseurs, ceci peut monter un peu plus, jusqu’à 7-8.

Augmentez trop l’étendue du contrôle et les managers n’auront pas le temps de soutenir les membres de leur équipe. Nous voyons parfois des superviseurs avec 20 personnes à charge. C’est rarement efficace, le superviseur se retrouve satellisé avec beaucoup trop de sollicitations, le moral souffre parce que les problèmes ne sont pas suivis et le personnel a l’impression que « rien ne change jamais ici ».

Si l’étendue du contrôle est trop étroite, les managers deviennent inefficaces. Dans le pire des cas, nous voyons des managers avec un seul rapport direct. Tout ce que le manager décide de mettre en place devient alors dépendant de cette personne. Des étendues de contrôle étroites conduisent également à des organisations trop hiérarchisées qui ajoutent aux frais généraux et entravent la communication.

5. Communiquez

Vous vous sentez maintenant prêt pour aborder les aspects organisationnels avec votre personnel. Anticipez la manière dont vous allez communiquer les changements. Bien sûr, tout d’abord vous aurez validé avec les personnes impactées, il s’agit maintenant d’aligner l’ensemble du personnel autour de l’organisation décidée. S’il est souvent utile d’organiser une présentation plénière (tout le monde entendra le même message au même moment), il faudra certainement compléter avec des séances plus ciblées avec les acteurs plus directement concernés. En tout cas, il ne suffira pas d’organiser une réunion avec vos N-1 et leur demander de démultiplier l’information !

N’hésitez pas à assister aux réunions de vos chefs de département avec leurs équipes et montrez-vous disponible pour répondre aux questions, parfois de détail, qui seront posées. Gardez en tête que l’être humain, par essence, éprouve de la peur face à l’inconnu, il est donc nécessaire d’évacuer les résistances qu’il peut y avoir. Accordez du temps à vos collaborateurs pour s’adapter. Restez à l’écoute.

Conclusion

Prenez le temps de réfléchir à vos processus clés et à comment ils génèrent de la valeur pour vos clients. Définissez ensuite les rôles adaptés pour assurer chaque étape du processus, puis aux rôles nécessaires pour contrôler et superviser celles-ci, Rebouclez avec les personnes qui deviendront titulaires de chaque poste et établissez les besoins en formation ou recrutement nécessaires. Dessinez votre organigramme tout en gardant le nombre de couches hiérarchiques au minimum possible. Préparez votre communication et restez attentif aux réticences ou incompréhensions. Suivez ces cinq conseils et vous prendrez un bon départ pour bâtir une organisation efficace pour soutenir la croissance de votre entreprise.

Author: Angel Bueno

Angel Bueno est notre premier Consultant Senior en France. Il est basé à Lyon, deuxième ville de France, et apporte à TXM une vaste expérience dans le domaine de l’Excellence Opérationnelle.