Quelles sont les qualités d’un bon Directeur des Opérations ?

Quelles sont les qualités d’un bon Directeur des Opérations ?

Dans ce blog nous partageons quelques réflexions sur les caractéristiques et les comportements positifs d’un bon Directeur des Opérations. La complexité réside dans le fait que certains d’entre eux semblent défier toute logique et donc vous pourriez ne pas reconnaître les comportements positifs, ou pire les considérer comme négatifs.

Quels sont donc les signaux qui indiquent que vous avez engagé un Directeur des Opérations vraiment efficace dans votre entreprise ?

NB. Dans ce texte, les mots « il » et « Directeur » ne sauraient pas avoir une notion de genre et font référence indistinctement au Directeur des Opérations ou à la Directrice des Opérations.

 

Il privilégie d’abord la sécurité, ensuite le Client

 

Votre Directeur des Opérations a la responsabilité directe quant à la sécurité des personnes qui travaillent dans l’usine. Dès son arrivée, il aura identifié et adressé les risques sécuritaires. Ceci montre son engagement vis-à-vis du personnel et fait comprendre à tout le monde que la production ne passe jamais avant la sécurité.

Ensuite, il se focalise sur les Clients. Il est soucieux de la qualité et du respect des délais, il ne fait pas de compromis sur ces aspects. Il utilise un langage positif lors qu’il parle des Clients et s’intéresse à comprendre leurs besoins et leurs attentes.

Découvrez une étude de cas relatif au Responsable des Opérations

Il est humble et fait passer l’équipe en premier

 

Un bon Directeur des Opérations met constamment son équipe au premier plan.

Lorsqu’il parle de réalisations de son département, il utilise plus souvent le “nous” que le “je”. Lors des présentations, il laisse son équipe prendre la parole et se met lui-même en retrait. Il met en valeur ses collaborateurs au sein de l’organisation et cherche à faire grandir chacun d’entre eux. Toutefois, il est également prêt à remettre en question toute complaisance et toute opinion arrêtée, ce qui peut inclure la remise en question de certains de vos collaborateurs de longue date.

Il fait preuve d’équité et de cohérence quant à la gestion des performances des membres de son équipe

Parce qu’il est humble, un bon Directeur des Opérations n’a pas de souci à admettre qu’il ignore certaines choses et demande de l’aide à son équipe ou à vous-même quand il en a besoin. Loin d’être un signe de faiblesse, cela est en fait un signe de force. Plutôt que de critiquer ou de rejeter de telles demandes, vous devrez les accueillir et essayer de fournir l’aide et les ressources nécessaires.

Il est également respectueux des autres dans l’entreprise. Des comportements tels que jurer, crier ou rabaisser le personnel n’ont en aucun cas leur place sur le lieu de travail, surtout de la part d’un responsable.

Un Directeur des Opérations qui répond à ces qualités gagnera le respect de son équipe. Ce respect gagné sera récompensé par le fait que l’équipe suivra avec confiance ses directives et sera plus réceptive aux changements.

Il fait évoluer les membres de son équipe et ne se sent pas menacé par ses pairs ou ses subordonnés

 

Votre Directeur des Opérations contribuera activement à l’évolution des membres de son équipe et leur donnera des opportunités pour montrer leurs compétences managerielles, notamment en formant des chefs d’équipe de plus en plus autonomes. Il est à l’aise pour laisser leur équipe prendre des décisions et assumer l’entière responsabilité de certains aspects de l’activité.

Il soutient ses équipes, même lorsque leurs décisions ont des conséquences négatives (il ne jettera jamais la responsabilité sur un membre de son équipe). Toutefois, il veillera à ce que son équipe assume également la responsabilité des décisions qu’elle prend.

Il s’efforce de nouer des relations avec ses pairs et les invite à donner leur avis, voir à participer à un sujet donné. Il ne fait pas de commérages sur ses pairs ni les critique (surtout à l’égard de leurs équipes). Il ne tolère pas non plus les attitudes “eux et nous” au sein de son équipe, qui pourraient nuire aux relations entre les fonctions hiérarchiques.

 

Quand quelque chose ne va pas, il demande pourquoi et pas qui

 

Un bon Directeur des Opérations ne va pas passer des heures à se plaindre de ses subordonnés ou de ses pairs. Il se concentrera sur le processus, et non sur l’individu. Lorsque les choses tournent mal, il se demandera pourquoi et cherchera à trouver et à traiter la cause à la racine de chaque problème. Cela peut être difficile et prendre du temps au début lorsqu’il y a beaucoup de problèmes (en effet il est beaucoup plus rapide de blâmer quelqu’un !), mais à moyen terme, il s’agit d’un investissement en temps que vous devez fournir si votre entreprise veut améliorer durablement ses performances.

 

Il établit, applique et améliore les standards

 

On obtient d’excellents résultats en mettant en place des processus standards bien définis et en les améliorant continuellement. Un Directeur des Opérations efficace se concentrera donc, dès le début de sa prise de fonctions, sur la mise en place de processus et de modes de fonctionnement standardisés. Cela peut inclure la standardisation de l’organisation du lieu de travail avec les 5S, la standardisation des tâches quotidiennes, la standardisation des processus de production et l’établissement de règles avec les autres services de l’entreprise. En agissant ainsi, il souligne l’importance et le respect qu’il accorde à ses fournisseurs et clients internes.

Une fois le standard établi, un Directeur des Opérations efficace s’efforcera de le faire respecter. Pour cela, il saura être exemplaire : il est conscient que, partout où il passe, ses équipes regardent son comportement et que s’il s’aperçoit de quelque chose qui ne suit pas le standard, et qu’il ne dit rien, ses équipes se sentiront dédouanés de le suivre. Par conséquent, si vous avez pris l’habitude de vous déplacer sur le lieu de travail sans équipement de protection individuelle ou de ne pas respecter les normes 5S, attendez-vous à ce que votre Directeur des Opérations où quelqu’un de son équipe vous fasse la remarque. Et assurez-vous de vous conformer à la norme en premier !

Parfois, cet accent mis sur les standards peut vous apparaître comme de la bureaucratie et un facteur de ralentissement, et vous pouvez vous demander “pourquoi” il faut faire les choses d’une certaine manière. Le Directeur des Opérations efficace acceptera volontiers que ses processus soient remis en question et pourra expliquer pourquoi le standard doit être suivi ou travailler avec son équipe pour l’améliorer. Toutefois, il s’attendra toujours à ce qu’il y ait un standard et à ce qu’il soit respecté.

 

Il est bien organisé

 

Les directeurs des opérations doivent souvent jongler avec de nombreuses responsabilités. Il est donc important que la personne qui occupe ce poste soit bien organisée. Vous devriez le constater en voyant un bureau bien rangé qui dispose d’un système pour gérer les activités et les projets quotidiens.

Dans l’idéal, votre Directeur des Opérations mettra en place un système de tâches régulières. Celles-ci seront consignées par écrit et suivies. Vous devriez pouvoir obtenir des preuves de ce suivi via un tableau de cartes en T ou d’une check-list affichée à un endroit bien visible.

Votre Directeur des Opérations voudra aussi que son équipe soit bien organisée. Il facilitera à ses chefs d’équipe les moyens pour élaborer et suivre leurs propres listes de tâches quotidiennes.

 

Découvrez une étude de cas relatif au Responsable des Opérations

Il établit un plan avec des actions et des objectifs simples et clairs

 

Lorsque votre nouveau Directeur des Opérations prendra ses fonctions, l’une de ses premières priorités sera de comprendre la stratégie globale de l’entreprise et le rôle de son service dans la mise en œuvre de cette stratégie. Durant la période pendant laquelle il élaborera un Plan d’Opérations visant à contribuer à la stratégie globale, il sollicitera votre contribution ainsi que celle de son équipe.

Il identifiera rapidement les quelques indicateurs essentiels qui déterminent la performance opérationnelle et fixera des objectifs ambitieux mais réalistes. Ces objectifs et le plan seront systématiquement communiqués à tous les membres de son équipe afin que chacun les connaisse et sache comment il peut contribuer à les atteindre.

Il se concentrera d’abord sur le processus phare, et saura faire la différence entre ce qui est la règle et ce qui est l’exception. Il identifiera rapidement un ou deux indicateurs clés qui déterminent la performance opérationnelle de l’activité et se focalisera sur son amélioration.

Il animera chaque jour le plan et les objectifs grâce à une courte réunion quotidienne qui se tient debout et pendant laquelle il fournit un retour d’information à ses chefs d’équipe et recueille leur avis sur les problèmes rencontrés quotidiennement.

 

Il ne remplace pas la matière grise par de l’argent

 

De nombreux Directeurs des Opérations sont des ingénieurs. Les ingénieurs aiment la technologie (c’est souvent la raison pour laquelle ils sont devenus ingénieurs !) et s’enthousiasment pour les robots et pour les logiciels sophistiqués d’acquisition de données. Cependant, un bon Directeur des Opérations ne vous présentera pas constamment des listes d’achats de matériels ou de logiciels.

A la place il s’efforcera plutôt de rentabiliser les actifs et les outils dont il dispose. Lorsqu’il vous soumettra une demande d’investissement, celle-ci sera étayée par un dossier solide ; la demande s’alignera sur le Plan des Opérations et la stratégie de l’entreprise.

 

Vous ne le trouverez pas très souvent dans son bureau

Le Directeur des Opérations est souvent le pilier d’une entreprise manufacturière ou de distribution. Ce sont eux qui ont généralement le plus de personnel sous leurs ordres et qui ont le plus d’interactions avec les autres directeurs de service. Par conséquent, un bon Directeur des Opérations passera une bonne partie de son temps en dehors de son bureau. Vous le trouverez sur le site, échangeant avec ses chefs d’équipe et observant le processus directement.

Il peut aussi être en réunion avec d’autres directeurs, animer une réunion quotidienne debout ou recevoir des fournisseurs ou des clients. Il est généralement sur place (méfiez-vous du Directeur des Opérations qui trouve toujours une raison de ne pas être dans l’entreprise), bien que parfois il s’absente pour visiter un salon professionnel, assister à un séminaire ou suivre une formation.

Malgré cela, il s’accorde un peu de temps de réflexion solitaire au cours de la journée pour rattraper le retard sur certains sujets, et planifier les actions futures : c’est souvent le cas en début de journée, vers l’heure du déjeuner ou en fin de journée. Si vous constatez cela, évitez de prendre l’habitude de “passer juste pour discuter” à ces moments-là, et programmez plutôt des séances régulières structurées pour faire un point dans son bureau.

Ne surchargez pas votre Directeur des Opérations avec du travail administratif. Il est l’un des acteurs clé de votre entreprise. Il s’agit également, en général, d’une ressource assez coûteuse. Par conséquent, l’obliger à passer du temps devant son ordinateur pour saisir des bons de commande ou ajuster l’inventaire est totalement erroné, coûteux et peu productif car ce type de tâches l’empêchera de faire son travail efficacement. Demandez à un employé de bureau qui perçoit la moitié du salaire (voir beaucoup moins) qu’un Directeur des Opérations de faire ce travail et concentrez votre Directeur des Opérations sur la direction de son équipe et sur la conduite de l’amélioration continue.

 

Découvrez une étude de cas relatif au Responsable des Opérations

Il vous dit la vérité – pas uniquement ce que vous voulez entendre

C’est toujours agréable de se faire dire à quel point on est génial et à quel point on a raison. Nous avons tous un ego et sommes tous sensibles à la flatterie. Cependant, un bon Directeur des Opérations saura vous challenger, fournir des observations stimulantes et constructives et vous devrez être prêt à accueillir ses propositions. Vous devez également être prêt à accepter le fait que toutes vos idées ne seront pas considérées comme bonnes.

Le Directeur des Opérations doit se sentir à l’aise avec votre présence dans l’usine et dans les ateliers. Il est préférable que vos déplacements dans les zones de productions soient faits avec lui. Évitez la tentation d’établir un “canal de communication parallèle” avec les « anciens de la maison », car cela va discréditer votre Directeur des Opérations et faire croire à ces anciens qu’ils sont “incontournables” parce qu’ils ont une “ligne directe avec le patron”.

Conclusion

 

En tant que dirigeant de votre Société, lorsqu’il s’agit de recruter un Directeur ou une Directrice des Opérations, vous êtes souvent attiré par les CV qui semblent montrer une vaste expérience dans votre secteur d’activité combinée d’une expertise technique avérée. Quelqu’un avec une forte personnalité capable de manager vos équipes et de mettre en place ce qu’il faudra dans un temps record. En fait vous cherchez la perle rare ! Lors de votre prochain entretien d’embauche, cherchez plutôt à déceler si votre candidat réunit une bonne partie ou la totalité de comportements énumérés ci-après. Si c’est le cas, accordez-lui du temps, et même si les résultats à court terme ne sont pas ceux que vous souhaiteriez, alors il sera judicieux et rentable de le garder.