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Utilisation efficace d’une matrice de compétences pour faire progresser votre équipe

Une fois la culture d’amélioration continue amorcée, la question de la polyvalence des membres de l’équipe apparaît assez rapidement. Au fur et à mesure que vous développez des processus et des méthodes de travail standard, il est essentiel d’identifier les compétences nécessaires pour effectuer chacun d’entre eux. Une matrice de compétences permet de gérer efficacement l’adéquation de chaque collaborateur au poste.

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?

Une matrice des compétences est un outil visuel qui connecte les compétences clés nécessaires dans chaque processus avec chaque membre de l’équipe. Une bonne matrice de compétences permet d’avoir une vision partagée sur la capacité de l’équipe à accomplir les tâches requises. À partir de là, un plan de formation peut être créé pour combler les écarts éventuels ou favoriser la polyvalence. Ainsi, plusieurs membres de l’équipe seront aptes à fournir la même qualité de travail et le même rendement.

Pourquoi une matrice de compétences est importante ?

La mise en place d’une matrice de compétences permet de visualiser la manière dont le travail est effectué ainsi que les compétences requises pour l’accomplir. Cela donne une excellente base de travail pour vérifier le niveau de compétence de l’équipe et corriger les mauvaises habitudes qui se sont installées au fur et à mesure à cause de méthodes de formation inefficaces car basées sur le bouche-à-oreille, voire pire sur le téléphone arabe (chaque personne se contente de montrer à la suivante comment elle exécute son travail et donc celui-ci se modifie lentement au fil du temps, en perdant souvent en cours de route les éléments essentiels de qualité et de sécurité).

Une matrice de compétences est également très utile pour les chefs d’équipe car elle indique qui a les compétences nécessaires pour effectuer un travail correctement, voire sans supervision, ou qui a besoin d’aide. Le chef d’équipe peut anticiper ses besoins en ressources journaliers pour garantir le résultat.

La matrice de compétences facilite aussi l’accueil de nouvelles personnes ou des intérimaires au sein d’une équipe, car celle-ci montre les tâches à effectuer dans un service et son fonctionnement.

Matrice des compétences indiquant le niveau de compétence des employés pour chaque tâche.

Création d’une matrice de compétences pour votre équipe

Trois étapes clés pour élaborer une matrice des compétences

1. Liste des compétences ou des tâches clés

Identifiez avec l’aide de vos équipes les compétences ou les tâches clés nécessaires pour compléter la principale gamme de produits fabriqués dans votre service. Bien entendu, cela dépendra d’un certain nombre de facteurs spécifiques à votre activité et du cadre de travail, mais la liste doit être assez large et inclure l’utilisation de matériels et d’équipements clés.

2. Évaluez votre équipe sur 5 niveaux

Avec chaque personne ou en équipe, passez en revue chaque aptitude et notez le niveau de compétence de chaque personne. Nous vous préconisons cette
échelle de notation en 5 points :

0 – Pas de compétence. La personne n’est pas apte à accomplir la tâche
1 – Débutant. En cours de formation au poste. Supervision nécessaire à tout moment
2 – Intermédiaire. La personne peut prendre le poste, rendement inférieur au standard. Supervision nécessaire
3- Autonome. La personne peut effectuer la tâche sans supervision et à pleine cadence
4 – Expert. La personne est le référent du poste et peut former les autres.

 

Cette légende montre comment noter le niveau de compétence de chaque collaborateur.

 

3. Faites le point avec chaque personne et affichez la matrice de compétences

Si vous n’avez pas rempli la grille de compétences avec les collaborateurs, prenez maintenant le temps de revoir votre évaluation avec chaque personne. Laissez-les vous dire comment ils estiment accomplir chaque tâche. Ressentent-ils le besoin d’une formation complémentaire ? Souhaitent-ils une formation supplémentaire dans un ou plusieurs domaines dans lesquels ils ne travaillent pas actuellement ? Utilisez cette discussion pour vous faire une idée de ce que chaque personne ressent par rapport à l’équipe et au travail. En fonction de la culture de votre entreprise, ajoutez votre nouvelle matrice de compétences à votre tableau de management visuel. Le fait de la rendre visible permet de rappeler à l’équipe où elle se situe et vers où elle se dirige.

Création d’un plan de formation

Une fois la matrice de compétences complétée, il est temps d’élaborer un plan de formation pour commencer à combler les lacunes. Gardez en tête que la formation prend du temps et peut réduire l’efficacité du processus à court terme (pendant que la formation a lieu et que la nouvelle personne se familiarise et monte en cadence avec la nouvelle tâche).

Nous entendons sans cesse dire “nous n’avons pas le temps de nous former” et soudain, quelqu’un est malade ou quitte l’entreprise et l’efficacité de l’équipe est davantage compromise que si le temps était investi dans la formation avant même que le besoin ne se fasse réellement ressentir.

Accordez du temps à la formation de votre équipe

Si vous vous dites “Et si je forme quelqu’un et qu’il part ? Dites-vous aussi “Et si je ne forme pas quelqu’un et qu’il reste ? » Pensez-vous pouvoir faire monter en compétence votre équipe sans la former ?

Lorsque vous réfléchissez à la formation nécessaire, notez que toute votre équipe n’a pas besoin d’être pleinement compétente et capable de former les autres. Il est important d’avoir plus d’une personne compétente dans chacun des deux niveaux supérieurs, mais avoir toute votre équipe au plus haut niveau non seulement prendrait du temps, ça ne serait pas forcement nécessaire. Réfléchissez au besoin !

Une fois les écarts de compétences et la formation nécessaire ont été identifiés, aidez l’équipe à allouer le temps nécessaire à la formation et assurez-vous que chacun sait comment vérifier son niveau de compétence. Definissez un référentiel pour chaque niveau. N’hésitez pas à faire appel à votre service formation si vous en avez un, ou aux ressources humaines.

Comme tout bon système Lean, une évaluation et un suivi continus doivent être intégrés dans le mécanisme. Avec une charge de travail relativement stable, un bilan annuel sera suffisant. L’ajout de nouvelles tâches au sein du service ou un changement important dans le type de travail effectué, pourrait nécessiter une réévaluation du plan annuel de formation.